1. La richiesta di accesso agli atti deve:

• essere trasmessa via posta elettronica all’indirizzo sotacarbo@pec.sotacarbo.it oppure a mezzo raccomandata a/r;
• essere presentata dal soggetto interessato, che dovrà motivare e comprovare l’interesse connesso all’oggetto della richiesta;
• contenere gli estremi del documento oggetto della richiesta o gli elementi che ne consentano l’individuazione;
• specificare l’identità del soggetto richiedente.

Tale procedura è necessaria in caso di dubbi sulla:

• legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi;
• sussistenza dell’interesse alla stregua delle informazioni e delle documentazioni fornite;
• accessibilità del documento;
• eventuale presenza di controinteressati.

Quando la richiesta sia irregolare o incompleta, la Società, entro 10 giorni, ne dà comunicazione al richiedente con mezzo idoneo a comprovarne la ricezione. In tale caso, il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta corretta.

2. L’atto di accoglimento della richiesta di accesso:

• contiene l’indicazione del responsabile/ufficio cui rivolgersi;
• assegna un congruo periodo di tempo, comunque non inferiore a 15 giorni, per prendere visione dei documenti o per ottenerne copia;
• se il richiedente non esercita il suo diritto nel suddetto periodo di tempo dovrà presentare una nuova istanza.

3. L’esame dei documenti:

• avviene presso l’ufficio indicato nell’atto di accoglimento della richiesta, all’interno degli orari indicati e alla presenza, se necessaria, di personale addetto;
• i documenti amministrativi ai quali è consentito l’accesso non possono essere alterati in alcun modo e non possono essere asportati dal luogo presso cui sono dati in visione;
• l’esame dei documenti è effettuato dal richiedente o da persona da lui incaricata, con l’eventuale accompagnamento di altra persona di cui vanno specificate le generalità, che devono essere poi registrate in calce alla richiesta;
• l’interessato può prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in visione.

4. La conclusione del procedimento

• Il procedimento di accesso deve concludersi entro 30 giorni decorrenti dalla presentazione della richiesta all’ufficio competente;
• Nel caso di domanda irregolare o incompleta, la Società può interrompere la decorrenza del termine che comincerà a decorrere dalla presentazione dell’istanza corretta.
• Gli atti di diniego, di differimento o di limitazione dell’esercizio del diritto di accesso vengono sempre motivati.